Siapkan Sistem Pengarsipan Digital Terintegrasi
Dalam implementasinya, aplikasi SIAR TANAH dirancang memiliki sejumlah fitur untuk mendukung pengelolaan arsip, mulai dari pengaturan pengguna dan hak akses, penginputan metadata, pencatatan lokasi dokumen fisik, penyimpanan dokumen digital, hingga pencarian, verifikasi, dan pencatatan riwayat pemutakhiran.
Sistem tersebut juga dilengkapi mekanisme pencadangan data untuk mendukung keamanan dan keberlangsungan pengelolaan arsip.
Ridwan menyebutkan, prototipe aplikasi ditargetkan terbangun dan beroperasi dalam jangka pendek selama 60 hari.
Selain pengembangan aplikasi, pihaknya menyiapkan standar operasional prosedur (SOP), standar metadata dan penamaan arsip, pembagian tanggung jawab petugas, mekanisme verifikasi, serta pengendalian hak akses.
Pada kelompok arsip yang menjadi objek uji coba, seluruh dokumen ditargetkan telah diinput dan diverifikasi hingga mencapai 100 persen.
Dari sisi sumber daya manusia, seluruh operator yang ditetapkan juga ditargetkan mendapatkan pelatihan penggunaan aplikasi.
Adapun tingkat kepatuhan terhadap tahapan wajib dalam SOP ditargetkan minimal 90 persen berdasarkan pemeriksaan sampel selama masa uji coba.
Berpotensi Diterapkan di Kelurahan
Ridwan menuturkan, kehadiran aplikasi SIAR TANAH diharapkan dapat mengubah pola pencarian dokumen sebelumnya bergantung pada ingatan petugas dan lokasi penyimpanan fisik menjadi sistem pencarian berbasis metadata.
Dengan pendekatan tersebut, informasi arsip dapat ditelusuri secara lebih terstruktur tanpa harus memeriksa dokumen fisik satu per satu.
