HARIANMEMOKEPRI.COM – Kecamatan Tanjungpinang Kota meluncurkan aplikasi Sistem Informasi Arsip Tanah (SIAR TANAH) sebagai upaya meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan pelayanan administrasi pertanahan.
Peluncuran aplikasi tersebut berlangsung di Kantor Camat Tanjungpinang Kota, Selasa (6/10/2026).
Camat Tanjungpinang Kota, Ridwan Budo, mengatakan aplikasi SIAR TANAH dikembangkan untuk mengatasi kendala dalam pengelolaan arsip tanah selama ini masih didominasi dokumen fisik dan pencatatan manual.
Menurutnya, belum terintegrasinya arsip dalam sistem informasi menyebabkan proses pencarian dokumen membutuhkan waktu cukup lama. Rata-rata pencarian satu berkas memerlukan waktu sekitar 20–30 menit.
Bahkan, pelayanan administrasi pertanahan yang membutuhkan penelusuran dan verifikasi arsip dapat berlangsung selama 2–3 hari kerja.
Melalui penerapan aplikasi SIAR TANAH, waktu pencarian dan verifikasi dokumen yang telah terdaftar dalam sistem ditargetkan menjadi hanya 3–5 menit per berkas.
Sementara itu, pelayanan dengan persyaratan lengkap dan arsip digital yang tersedia ditargetkan dapat diselesaikan paling lama satu hari kerja.
Ridwan menjelaskan, SIAR TANAH tidak sekadar menghadirkan aplikasi digital, tetapi juga menjadi bagian dari perubahan tata kelola arsip agar lebih terstruktur dan memiliki standar pelayanan yang jelas.
“Pendekatan ini menjadikan SIAR TANAH sebagai instrumen transformasi proses pelayanan arsip tanah yang terukur, realistis untuk masa implementasi PKA, dan dapat diperluas secara bertahap,” ujar Ridwan.
Siapkan Sistem Pengarsipan Digital Terintegrasi
Dalam implementasinya, aplikasi SIAR TANAH dirancang memiliki sejumlah fitur untuk mendukung pengelolaan arsip, mulai dari pengaturan pengguna dan hak akses, penginputan metadata, pencatatan lokasi dokumen fisik, penyimpanan dokumen digital, hingga pencarian, verifikasi, dan pencatatan riwayat pemutakhiran.
Sistem tersebut juga dilengkapi mekanisme pencadangan data untuk mendukung keamanan dan keberlangsungan pengelolaan arsip.
Ridwan menyebutkan, prototipe aplikasi ditargetkan terbangun dan beroperasi dalam jangka pendek selama 60 hari.
Selain pengembangan aplikasi, pihaknya menyiapkan standar operasional prosedur (SOP), standar metadata dan penamaan arsip, pembagian tanggung jawab petugas, mekanisme verifikasi, serta pengendalian hak akses.
Pada kelompok arsip yang menjadi objek uji coba, seluruh dokumen ditargetkan telah diinput dan diverifikasi hingga mencapai 100 persen.
Dari sisi sumber daya manusia, seluruh operator yang ditetapkan juga ditargetkan mendapatkan pelatihan penggunaan aplikasi.
Adapun tingkat kepatuhan terhadap tahapan wajib dalam SOP ditargetkan minimal 90 persen berdasarkan pemeriksaan sampel selama masa uji coba.
Berpotensi Diterapkan di Kelurahan
Ridwan menuturkan, kehadiran aplikasi SIAR TANAH diharapkan dapat mengubah pola pencarian dokumen sebelumnya bergantung pada ingatan petugas dan lokasi penyimpanan fisik menjadi sistem pencarian berbasis metadata.
Dengan pendekatan tersebut, informasi arsip dapat ditelusuri secara lebih terstruktur tanpa harus memeriksa dokumen fisik satu per satu.
Ia menambahkan, inovasi ini juga memiliki peluang untuk diterapkan di tingkat kelurahan maupun dikembangkan bagi pengelolaan jenis arsip administrasi lainnya setelah sistem dan tata kelolanya berjalan stabil.
Untuk memastikan keberlanjutannya, penerapan aplikasi SIAR TANAH akan didukung dengan SOP, penetapan operator, pencadangan data, pemeliharaan aplikasi, pengendalian mutu, serta evaluasi waktu pelayanan.
“Inovasi ini memberi nilai tambah karena mengubah proses pencarian dari ketergantungan pada ingatan/lokasi fisik menjadi pencarian berbasis metadata,” ungkap Ridwan.
Menurutnya, aplikasi SIAR TANAH juga sejalan dengan prinsip pelayanan publik, akuntabilitas, kehati-hatian, dan keamanan informasi.
Melalui inovasi tersebut, Kecamatan Tanjungpinang Kota menargetkan pengelolaan arsip tanah menjadi lebih tertib dan terintegrasi, sekaligus mempercepat proses administrasi yang membutuhkan penelusuran dokumen pertanahan.
